Administra tus cuentas bancarias, registra los movimientos de entrada y salida y concilia cada período contra el estado de cuenta del banco. Encuentras las diferencias a tiempo y mantienes el saldo real bajo control.
La conciliación bancaria es una de esas tareas que todo el mundo sabe que hay que hacer y casi nadie hace a tiempo. El estado de cuenta llega a principios de mes, se imprime, se compara a mano contra lo que uno cree que pasó, y se descubre que hay un cargo por servicios que nadie registró, un cheque que todavía no cobraron y un depósito que el banco acreditó dos días después. Para cuando se aclara, ya llegó el siguiente estado de cuenta.
En Petros cada cuenta bancaria de la empresa vive con su banco, su número, su tipo —monetaria o de ahorro—, su moneda, su código contable y su contacto en la agencia. Cada movimiento se registra con su fecha, su tipo, su monto, su referencia y su descripción, y el sistema deja escrito el saldo que quedó después de ese movimiento, además de actualizar el saldo de la cuenta en la misma transacción. Esa columna de saldo corrido es lo que permite comparar renglón contra renglón con el estado de cuenta del banco.
Los movimientos tienen tipo, y el tipo no es decorativo: depósitos y créditos suman, retiros, cargos, transferencias y cheques restan. Los movimientos que vienen de un cheque emitido quedan enlazados a su cheque de origen, de modo que desde el estado de la cuenta se puede llegar al documento que lo produjo sin buscarlo en otra pantalla.
La conciliación tiene su propia pestaña y funciona como debe funcionar: se escribe el saldo que trae el estado de cuenta del banco, el sistema muestra su propio saldo del período y calcula la diferencia. Los movimientos se van marcando como conciliados uno por uno, o se concilia el mes completo de un golpe cuando todo cuadró. Siempre está a la vista cuántos movimientos quedan sin conciliar.
Y lo que se concilió queda registrado: el período, el saldo del estado de cuenta, el saldo del sistema, la diferencia, quién lo concilió y cuándo. Eso convierte a la conciliación en algo que se puede auditar hacia atrás, en lugar de una tarde de trabajo que no deja rastro y que el mes siguiente hay que volver a hacer desde cero para entender qué se había revisado.
Distribuidora La Mayoría concilia su cuenta monetaria del mes. El estado de cuenta del banco no coincide con el sistema, y la pantalla muestra exactamente por cuánto:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Saldo según el sistema | Q 68,420.00 | Saldo posterior al último movimiento del mes |
| Saldo del estado de cuenta | Q 67,995.00 | El que trae el banco |
| Diferencia | Q 425.00 | Lo que hay que explicar |
| Movimientos del mes | 46 | Depósitos, transferencias, cargos y cheques |
| Conciliados | 44 | Coinciden con el estado de cuenta |
| Sin conciliar | 2 | Un cheque no cobrado y un cargo por servicios |
La diferencia de Q425 no es un misterio: son los dos movimientos sin conciliar. El cheque emitido que el beneficiario todavía no cobró y el cargo por servicios que el banco hizo y nadie había registrado. Ese cargo se registra, el cheque se concilia cuando lo cobren, y el mes queda cerrado con constancia de quién lo revisó.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Las que la empresa tenga. Cada una con su banco, número, tipo monetaria o de ahorro, moneda, código contable y contacto. Los movimientos, el saldo y la conciliación se llevan por cuenta y por período.
La pantalla muestra siempre cuántos movimientos del período están conciliados y cuántos no, junto con el saldo del sistema, el del estado de cuenta y la diferencia entre ambos. Esa diferencia es, casi siempre, exactamente lo que suman los movimientos pendientes.
Sí, cuando el estado de cuenta cuadró se puede conciliar el período completo con un botón, y también se puede marcar movimiento por movimiento —o desmarcar uno que se concilió por error— cuando hay partidas en tránsito.
Sí. Se guarda el período con el saldo del estado de cuenta, el saldo del sistema, la diferencia, el usuario que la hizo y la fecha. Es lo que permite revisar meses anteriores y saber qué se revisó y con qué resultado.
Sí. Los movimientos de tipo cheque se distinguen del resto y enlazan al cheque que los originó, de modo que desde el movimiento bancario se llega al documento sin cambiar de pantalla, siempre que el usuario tenga permiso sobre el módulo de cheques.
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