Órdenes y facturas de compra con lectura por OCR con IA, sincronización de stock y cuentas por pagar al proveedor. Manejas el flujo de aprobación, recibes la mercadería contra la orden y el sistema sube el stock, recalcula el costo promedio y registra la deuda al proveedor.
La compra es donde el negocio pone el dinero, y sin embargo suele ser la parte menos registrada: se pide por teléfono, llega la mercadería, alguien la mete a la bodega y la factura queda en un folder hasta que el proveedor llama a cobrar. Las tres consecuencias son conocidas: el inventario no cuadra, el costo de los productos queda viejo, y nadie sabe cuánto se le debe a cada proveedor.
En Petros la compra tiene su circuito. La orden de compra nace en borrador, se aprueba, se envía al proveedor, y después se recibe —completa o parcialmente— contra lo que se había pedido. Ese «contra lo que se había pedido» es lo que convierte una entrega en un control: se ve qué faltó, qué llegó de más y qué se rechazó.
Cuando la mercadería se recibe, tres cosas pasan juntas: sube la existencia con su movimiento en el kardex, se recalcula el costo promedio ponderado del producto, y se registra la deuda con el proveedor. Ese costo promedio es el que después hace que el margen del estado de resultados signifique algo; con el costo desactualizado, toda la rentabilidad calculada es ficción.
Para capturar una factura de proveedor sin transcribirla, se puede subir como foto o PDF y dejar que la IA la lea: extrae el número, el proveedor, la fecha, la condición de pago, las líneas y los totales, y empareja cada línea con el producto del catálogo. Lo que no empareja vuelve marcado para que una persona decida, en lugar de adivinar y sumar existencia al producto equivocado.
Y del lado del dinero, cada compra registra su forma de pago y su condición, de modo que alimenta tres cosas a la vez: el libro de compras con su crédito fiscal, las cuentas por pagar al proveedor, y el cierre de caja cuando se pagó en efectivo, porque una compra pagada de la gaveta es un egreso del día como cualquier otro.
Un producto que se compra dos veces a precios distintos, y lo que pasa con el margen según cómo se lleve el costo:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Primera compra | 40 unidades a Q100 | Costo promedio: Q100 |
| Segunda compra | 60 unidades a Q130 | Llega más caro |
| Costo promedio ponderado | Q118 | El que Petros calcula al recibir |
| Si se deja el costo viejo | Q100 | El margen se ve Q18 mejor por unidad |
| Precio de venta | Q160 | El mismo en ambos casos |
| Margen real contra ficticio | Q42 contra Q60 | El ficticio se ve 43% mayor |
Vender con el costo desactualizado no baja las ventas: baja la ganancia sin que nadie lo note. El negocio cree que gana Q60 por unidad y gana Q42, y esa diferencia aparece recién en el estado de resultados de fin de mes, cuando ya se vendieron mil unidades.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Las dos cosas funcionan. La orden de compra sirve para controlar contra lo pedido —qué faltó, qué llegó de más, qué se rechazó— y para manejar aprobaciones; la factura directa sirve cuando la compra fue en el momento. En ambos casos sube la existencia y se registra la deuda.
Es el costo de la existencia combinando lo que ya había con lo que acaba de entrar, ponderado por cantidades. Se recalcula en cada recepción porque es el número con el que se mide el margen: con un costo viejo, la rentabilidad que muestran los reportes es más alta que la real.
Sí. La orden queda como recibida parcialmente y muestra qué se había pedido, qué llegó y qué falta, en lugar de obligar a cerrarla como si hubiera llegado completa o a rehacerla por lo que falta.
Sí: se sube como foto o PDF y la IA extrae el número, el proveedor, la fecha, la condición de pago, las líneas y los totales, emparejando cada línea con el producto del catálogo. Las líneas que no reconoce vuelven marcadas para que una persona las asigne.
La compra aparece en el libro de compras con su base imponible y su IVA, que suma al crédito fiscal del período; genera su cuenta por pagar si fue al crédito; y si se pagó en efectivo, resta del cierre de caja del día como cualquier otro egreso.
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