El expediente de cada compra al exterior: la factura del proveedor en su moneda, y encima el flete, el seguro, la DUCA con su DAI e IVA, el agente aduanal, el almacenaje y el transporte hasta tu bodega. Petros reparte cada gasto entre los productos, te muestra cuánto le cuesta cada uno puesto en bodega antes de confirmar y, al liquidar, lo ingresa al inventario a ese costo, con cada documento registrado como compra con su póliza.
Cuando una empresa compra afuera, la factura del proveedor es apenas el punto de partida. Encima van el flete internacional, el seguro, el DAI que se liquida en la DUCA, lo que cobra el agente aduanal, el almacenaje mientras la mercadería espera y el transporte hasta la bodega. Si la factura entra al inventario a su precio y los demás gastos quedan como gastos sueltos, el costo de cada producto sale más bajo de lo que de verdad es, y con él el margen de cada venta se ve mejor de lo que es. El error no se nota en el día a día: se nota a fin de mes, cuando las cuentas no cierran.
Importaciones de Petros arma el expediente de cada compra al exterior y calcula el costo puesto en bodega de cada producto. La factura del proveedor se carga en su moneda, con su tipo de cambio; para el dólar se sugiere el de referencia del Banco de Guatemala de la fecha de la factura, y si no hay dato guardado se escribe a mano. Cada gasto se carga como un documento propio, con su proveedor, su número, su moneda y su tipo de cambio, su monto sin IVA, su IVA y cómo se paga.
Lo importante es cómo se reparte cada gasto entre los productos, porque no todos cargan igual. El flete de un contenedor pesa más sobre lo pesado que sobre lo liviano; el DAI depende del arancel de cada producto. Por eso cada documento elige su forma de reparto: por valor, por peso o por cantidad, y el DAI de la DUCA, además, por arancel, con el CIF de cada línea multiplicado por su porcentaje de DAI. El reparto se hace al centavo con el método del mayor resto: lo repartido suma exactamente el monto del documento, así que el costo de los productos cuadra con la póliza.
Y se separa lo que es costo de lo que no lo es. El DAI es costo y se suma al producto; el IVA de la importación y el de los gastos locales no lo es: va al crédito fiscal. Con los porcentajes de DAI de las líneas, la ficha calcula además lo que la DUCA debería traer, como referencia para detectar un error de captura; manda siempre lo que dice el papel de la DUCA.
Al liquidar, todo pasa en una sola operación: la mercadería entra a la bodega de destino a su costo real y se recalcula el costo promedio; cada documento queda registrado como una compra con su póliza, que se ve en Compras, en el Libro de Compras y en la cuenta por pagar de cada proveedor; lo que se paga con transferencia, cheque, depósito o tarjeta sale del banco en la moneda de la cuenta, y en efectivo, de la caja; si la importación vino de una orden de compra, la orden avanza con lo recibido. O queda todo, o no queda nada.
Una empresa de ejemplo trae dos productos de un proveedor de Estados Unidos. Producto A: 100 unidades a USD 20, 150 kg, DAI de 10%. Producto B: 50 unidades a USD 60, 100 kg, DAI de 5%. Con un tipo de cambio de ejemplo de 7.70, así queda el costo puesto en bodega:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Factura del proveedor (USD 5,000) | Q 38,500.00 | Valor de la factura en quetzales |
| Flete USD 600 + seguro USD 50 | Q 5,005.00 | Flete por peso, seguro por valor: forman el CIF |
| DAI de la DUCA | Q 3,091.55 | Por arancel: CIF de cada línea × su % de DAI |
| Agente aduanal + transporte local | Q 2,000.00 | Q1,200 por valor y Q800 por cantidad, sin IVA |
| Costo puesto en bodega | Q 48,596.55 | Lo que entra al inventario |
| Producto A, costo unitario | Q 211.72 | En la factura, Q154.00: 37% más |
| Producto B, costo unitario | Q 548.49 | En la factura, Q462.00: 19% más |
| IVA de la DUCA y de los gastos | Q 5,831.59 | Crédito fiscal: no entra al costo |
El recargo no es parejo: el producto A pesa más por cada quetzal de factura y paga el doble de DAI, así que le toca una parte mayor del flete y del arancel. Si todo se repartiera por valor, los dos saldrían con el mismo recargo de cerca de 26% y el producto B quedaría sobrecosteado mientras el A se vendería con un margen que no tiene.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Flete internacional, seguro, la DUCA con su DAI y su IVA, el agente aduanal, el almacenaje o almacén fiscal, el transporte local y cualquier otro gasto. Cada uno se carga como un documento con su proveedor, su moneda, su tipo de cambio, su monto sin IVA, su IVA y su forma de pago. Todo lo que no es IVA se suma al costo de los productos.
Cada documento elige su método: por valor, por peso (todas las líneas deben tener su peso en kilos) o por cantidad. El DAI de la DUCA se puede repartir además por arancel, con el CIF de cada línea por su porcentaje de DAI; si ninguna línea tiene porcentaje, se reparte por valor CIF. El reparto se hace al centavo y suma exactamente el monto del documento.
La factura del proveedor y cada gasto llevan su propio tipo de cambio. Para el dólar se sugiere el de referencia del Banco de Guatemala de la fecha de la factura, si está guardado; si no, se escribe a mano. El tipo de cambio que se usa queda en el expediente.
Cada documento queda registrado como una compra con su póliza: el costo total va al inventario y el IVA, al crédito fiscal. Las compras se ven en Compras, en el Libro de Compras y en la cuenta por pagar de cada proveedor; lo que se paga con transferencia, cheque, depósito o tarjeta sale del banco, en la moneda de la cuenta, y en efectivo, de la caja. Todo pasa en una sola operación, con la fecha contable que se elige, y un mes cerrado lo impide.
Se deshace la liquidación entera: cada compra de la importación se anula con los candados de anular una compra, por ejemplo si ya tiene abonos al proveedor o si la mercadería ya no está en la bodega. El expediente vuelve a borrador para corregirlo y liquidarlo otra vez. Una compra de importación no se anula suelta desde Compras.
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