El corazón de tu contabilidad de partida doble: cada operación del ERP genera su asiento con debe y haber cuadrados y verificados, y puedes registrar partidas manuales cuando lo necesites. Nada entra al libro sin cuadrar.
El libro diario es el registro cronológico de todas las partidas contables del negocio, y es el punto donde la contabilidad de la mayoría de las pymes se atrasa. La operación va por un lado —se vende, se compra, se paga— y la contabilidad por otro, casi siempre un mes atrás, cuando el contador recibe el folder con los papeles del mes y empieza a redactar asientos a mano.
En Petros ese trabajo no espera a fin de mes. Cada venta que se cobra en el punto de venta genera su partida en el momento, con partida doble completa: carga a Caja General si la venta fue al contado o a Clientes y Cuentas por Cobrar si fue al crédito, y abona a Ventas de Mercaderías por la base y a IVA por Pagar por el impuesto. Lo mismo ocurre con las compras, los gastos, las devoluciones y los viáticos, cada uno con su tipo de partida.
El libro muestra cada partida como una unidad legible: su número correlativo, el tipo identificado con color, la descripción, la fecha y el total del debe, y debajo el detalle de cada renglón con código de cuenta, nombre de la cuenta, debe y haber. No hace falta abrir nada para entender un asiento, y no hace falta saber contabilidad para verificar que el debe y el haber cuadran.
Arriba quedan los cuatro indicadores del período: cuántas partidas se generaron, cuánto suma el debe, cuántas partidas fueron de ventas y cuántas de gastos. Los filtros permiten acotar por mes, por año y por tipo de partida —ventas, compras, gastos o ajustes—, que es como se busca en un libro diario cuando se está revisando algo puntual.
La empresa que trabaja con centros de costo tiene además un filtro propio. Cada partida se puede acotar al centro de costo que le corresponde, y cuando un asiento antiguo no lo tiene asignado, Petros lo atribuye al centro de costo de la sucursal donde se generó, en lugar de dejarlo fuera del reporte. Así se puede ver el diario de una sede, de una línea de negocio o de un proyecto, sin perder ninguna partida histórica por el camino.
Un cliente de Ferretería El Roble compra Q1,000 más IVA y paga en efectivo. El cajero solo cobra; la partida aparece sola en el libro diario, así:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| 1101.01 · Caja General | Debe Q 1,120.00 | El dinero que entra a la caja |
| 4101.01 · Ventas de Mercaderías | Haber Q 1,000.00 | El ingreso, sin impuesto |
| 2102.01 · IVA por Pagar (Débito) | Haber Q 120.00 | El IVA que se le cobró al cliente y se le debe a SAT |
| Total de la partida | Q 1,120.00 | Debe igual a haber: el asiento cuadra |
Si esa misma venta se hubiera hecho al crédito, el cargo no iría a Caja General sino a la cuenta 1103.01, Clientes y Cuentas por Cobrar, y el resto del asiento sería idéntico. Multiplicado por las 142 ventas de un mes, son 142 partidas que ya están escritas, cuadradas y fechadas cuando el contador se sienta a cerrar el período.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
No. Las ventas, las compras, los gastos, las devoluciones y los viáticos generan su partida automáticamente en el momento en que ocurren, con su partida doble y su referencia al documento que la originó. El libro diario es la consulta de esas partidas, no un formulario de captura.
Contra las cuentas del plan de cuentas de la empresa, cada renglón con su código y su nombre. Por ejemplo, una venta al contado carga 1101.01 Caja General y abona 4101.01 Ventas de Mercaderías y 2102.01 IVA por Pagar. El plan de cuentas se puede ampliar y ajustar desde su propio módulo.
Sí. El libro se filtra por mes, por año, por tipo de partida (venta, compra, gasto o ajuste) y por centro de costo. Las partidas antiguas que no tienen centro de costo asignado se atribuyen al centro de la sucursal donde se generaron, así que ningún asiento histórico se pierde al filtrar.
Cada partida muestra el detalle completo de sus renglones con las columnas de debe y haber, y su total en el encabezado. Al estar generadas por el sistema a partir de la operación, nacen cuadradas: el asiento se escribe completo o no se escribe.
Sí. Las mismas partidas son la fuente del libro mayor, del balance general y del estado de resultados. No hay que volver a cargar nada ni cuadrar dos sistemas: los estados financieros se leen de estas partidas.
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