Registra los gastos de tu empresa por categoría, separando el IVA de crédito fiscal de la base, y deja que el sistema genere la partida contable automáticamente. Sin dobles digitaciones y con todo listo para tu declaración.
En la mayoría de las pymes guatemaltecas el gasto se anota dos o tres veces: en el cuaderno de caja chica, en la hoja de cálculo del mes y otra vez cuando el contador arma la contabilidad. Y aun así, a fin de mes nadie puede decir con seguridad cuánto se fue en alquiler, cuánto en combustible y cuánto IVA de esos gastos se puede acreditar. El gasto es la parte del negocio que más se registra y peor se entiende.
En Petros el gasto se captura una sola vez y queda completo: descripción, monto, categoría, proveedor, tipo y número de documento, forma de pago, si ya está pagado o queda pendiente, la cuenta contable a la que corresponde, un adjunto para el comprobante, notas y la fecha real del gasto, que no siempre es la fecha en que se registra.
Con ese registro, el sistema genera la partida contable en el mismo movimiento, dentro de una transacción. Carga la cuenta de gasto por la base, carga el IVA crédito fiscal por aparte cuando el régimen lo permite, y abona la cuenta que corresponde a la forma de pago: Caja General si se pagó en efectivo, Bancos si fue transferencia, cheque o tarjeta, y Cuentas por Pagar si quedó al crédito. Si después se corrige el gasto, la partida vieja se elimina y se regenera con los datos nuevos; si se borra el gasto, se borra su partida. Nunca queda un asiento huérfano contradiciendo al registro.
La pantalla responde las preguntas que un dueño se hace de verdad: cuánto llevamos gastado este mes y cómo se compara con el mes anterior, en porcentaje; cuánto se gastó hoy; cuántos registros hay; cuánto IVA crédito fiscal es acreditable de esos gastos; y cuánto hay pendiente de pago. Debajo, las cinco categorías en las que más se fue el dinero del mes, que suele ser la lista que nadie quiere ver y todos necesitan.
Para la empresa que trabaja con centros de costo, cada gasto puede asignarse al suyo, y esa dimensión queda estampada en el asiento contable. Si no se elige uno, el gasto cae al centro de costo de su sucursal: es una etiqueta, no altera montos ni cuentas. Así se puede después leer el estado de resultados de una sede, una línea o un proyecto con los gastos que de verdad le corresponden.
Ferretería El Roble paga la luz del local. Se registra el gasto una vez, con su factura y su forma de pago, y esto es lo que Petros escribe solo en la contabilidad:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| 5102.01 · Servicios Básicos | Debe Q 1,200.00 | La base, sin impuesto |
| 1104.01 · IVA Crédito Fiscal | Debe Q 144.00 | Acreditable en la liquidación del mes |
| 1102.01 · Bancos | Haber Q 1,344.00 | Porque se pagó por transferencia |
| Total de la partida | Q 1,344.00 | Debe igual a haber |
| Si se hubiera pagado en efectivo | Haber a 1101.01 | Caja General en lugar de Bancos |
| Si hubiera quedado al crédito | Haber a 2103.01 | Cuentas por Pagar, y el gasto queda pendiente |
Esos Q144 de IVA son crédito fiscal: bajan el IVA a pagar del mes. Cuando los gastos se llevan en una hoja aparte, ese crédito casi nunca llega a la liquidación, porque nadie se sienta a desagregar el IVA de cada recibo de luz, de teléfono y de internet. Acá llega solo, gasto por gasto.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Sí, en la misma operación y dentro de una transacción. Se carga la cuenta de gasto elegida por la base, se carga el IVA crédito fiscal por separado cuando el régimen lo permite, y se abona Caja, Bancos o Cuentas por Pagar según la forma de pago. Si el gasto se corrige, la partida se regenera; si se borra, se borra con él.
Sí. El gasto se marca como pendiente, su asiento abona Cuentas por Pagar en lugar de Caja o Bancos, y el total pendiente queda visible en los indicadores. Cuando se paga, se cambia el estado del gasto.
Sí, es uno de los indicadores de la pantalla: el IVA crédito fiscal acreditable del mes, calculado con el factor de IVA configurado. En los regímenes de Pequeño Contribuyente, donde no hay crédito fiscal, el gasto se registra por su monto total sin desagregar impuesto.
Sí. Cada gasto guarda el tipo y el número del documento, el proveedor y un adjunto, además de notas libres. Es lo que convierte una lista de montos en un registro que se puede defender cuando alguien pregunta por un gasto de hace seis meses.
Por sucursal siempre, porque cada gasto pertenece a la suya. Para proyectos o líneas de negocio se usan los centros de costo: cada gasto puede asignarse a uno y la dimensión queda estampada en el asiento, así el estado de resultados de ese centro incluye los gastos que le corresponden.
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