Estado de cuenta unificado por documento: cada cargo es un documento y cada abono se aplica por antigüedad, el más viejo primero. El saldo del cliente es un valor derivado de los documentos abiertos, así que nunca se descuadra. Antigüedad por tramos, cartera de toda la empresa, PDF del estado de cuenta y semáforo de crédito. Disponible con Clientes 360°.
La cuenta por cobrar de una pyme guatemalteca casi siempre vive en dos lugares que no coinciden: un saldo global por cliente en el sistema, y un folder con las facturas pendientes. Cuando el cliente llama a discutir su estado de cuenta, la conversación se vuelve imposible: el sistema dice que debe Q18,400 y el cliente dice que ya pagó dos facturas. Nadie puede demostrar quién tiene razón, porque el saldo es un número suelto que alguien fue sumando y restando a mano.
Petros le da la vuelta al problema. El saldo de un cliente no se guarda como un número que se edita: se deriva. Cada cargo es un documento con su fecha, su monto y su vencimiento, y cada abono se aplica contra documentos concretos. El saldo del cliente es, por definición, la suma de lo que queda pendiente en sus documentos abiertos. No se puede descuadrar, porque no existe por separado: se recalcula después de cada movimiento.
Los abonos se aplican por antigüedad, el documento más viejo primero. Eso evita la conversación de «¿a qué factura le aplico este pago?» y, sobre todo, evita que queden facturas viejas abiertas mientras se cancelan las nuevas, que es como una cartera envejece sin que nadie lo note. Las notas de crédito funcionan con la misma lógica: se registran como documento y se aplican contra los cargos abiertos, bajando el saldo sin tener que tocarlo a mano; si el crédito excede la deuda, el sistema avisa del sobrante en lugar de tragárselo.
Con los documentos y sus vencimientos, la antigüedad de la cartera sale sola, en cinco tramos: por vencer, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90 días. Se puede ver de un cliente o de toda la empresa, con una fila por cliente, el saldo vencido aparte del total y los días de atraso del documento más viejo. Esa es la diferencia entre «me deben Q240,000» y «me deben Q240,000, de los cuales Q62,000 tienen más de 90 días y son de tres clientes».
Y hay una última pieza que es la que de verdad protege el flujo de caja: el control de crédito. Cada cliente tiene un límite y unos días de crédito, y antes de facturarle a crédito Petros verifica que la venta no lo pase del límite —proyectando el monto de la venta nueva, no solo el saldo actual— y que no tenga saldos vencidos. Si la política lo indica, la venta se bloquea con un mensaje claro; un administrador o gerente puede autorizarla con un motivo, y ese motivo queda registrado en la auditoría. Las dos reglas se pueden activar o desactivar por separado, porque no todas las empresas venden igual.
La Mayoría vende a 42 tiendas de barrio con crédito a 30 días. Así se ve su cartera al cierre, con los tramos que Petros calcula desde los vencimientos de cada documento:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Por vencer | Q 96,400.00 | Documentos que aún no llegan a su fecha |
| Vencido de 1 a 30 días | Q 54,200.00 | Atraso normal de cobranza |
| Vencido de 31 a 60 días | Q 27,000.00 | Requiere gestión activa |
| Vencido de 61 a 90 días | Q 12,800.00 | Zona de riesgo |
| Vencido a más de 90 días | Q 49,600.00 | Tres clientes concentran el 100% |
| Total por cobrar | Q 240,000.00 | Suma de los documentos abiertos |
| Total vencido | Q 143,600.00 | El 60% de la cartera |
El dato que cambia decisiones no es el total, son los Q49,600 con más de 90 días concentrados en tres clientes. Con el control de crédito activo, esos tres clientes no pueden seguir comprando al crédito mientras no se pongan al día, y si el gerente decide autorizarlos igual, queda registrado quién lo autorizó y por qué.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Porque no se guarda como un número editable sino que se deriva de los documentos: es la suma de lo pendiente en los documentos abiertos del cliente, y se recalcula después de cada cargo, abono o nota de crédito. Para que el saldo sea otro, tiene que haber un documento que lo explique.
Por antigüedad: primero el documento más viejo, y lo que sobre se va aplicando a los siguientes. Un mismo pago puede cerrar una factura y dejar otra parcialmente abonada. Así no quedan facturas viejas abiertas mientras se cancelan las recientes.
Cinco: por vencer, de 1 a 30 días de atraso, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90 días. Se pueden ver por cliente o para toda la cartera, con una fila por cliente, el saldo vencido separado del total y los días de atraso del documento más antiguo.
Sí, y es lo que hace de forma predeterminada. Antes de aceptar una venta al crédito se revisan dos cosas: que el saldo proyectado con esa venta no supere el límite de crédito del cliente y que no tenga saldos vencidos. Cada una de las dos reglas se puede activar o desactivar por separado. Cuando se bloquea, el mensaje explica el motivo, y un administrador o gerente puede autorizar la venta dejando registrada la razón.
Sí. El estado de cuenta muestra los movimientos ordenados con el saldo corrido, documento por documento, y se descarga en PDF para enviárselo al cliente. Es la herramienta que termina la discusión de «yo ya pagué eso»: cada abono aparece aplicado contra su documento.
15 días gratis. Sin tarjeta. Sin contratos.
Crear mi empresa en Petros