Cartera de cobros unificada: registras abonos que se aplican a los documentos por cobrar del cliente, ves el balance vigente y le das seguimiento a los pagos pendientes. Se apoya en el mismo núcleo de Cuentas por Cobrar, así que cada abono baja los documentos del más antiguo al más nuevo.
Cobrar es un trabajo distinto al de vender, y necesita su propia pantalla. El vendedor mira clientes; el que cobra mira documentos vencidos, montos parciales y promesas de pago. Cuando las dos cosas viven en la misma lista de clientes con un saldo al lado, la cobranza se vuelve adivinanza: se sabe cuánto debe cada quien, pero no desde cuándo ni por qué factura.
Cobranzas de Petros tiene dos vistas y esa división es el punto. La primera es la de documentos por cobrar: cada factura pendiente con su monto, lo que ya se le abonó y lo que queda. La segunda es la de balance de clientes: una fila por cliente con su saldo abierto, para cuando la conversación es con la persona y no con el papel. Se pasa de una a la otra sin perder los filtros.
Los indicadores dicen lo que un encargado de cobros necesita saber al abrir la pantalla: cuánto hay por cobrar y en cuántos documentos, cuánto está parcialmente abonado, cuánto se cobró en el mes, cuántos clientes tienen saldo abierto y cuánto suma la cartera completa. Son cinco números y responden la pregunta de si el mes viene bien o viene mal.
Registrar un cobro se puede hacer de dos maneras, y las dos son legítimas. Se abona al saldo del cliente, y el sistema reparte ese abono entre sus documentos empezando por el más antiguo; o se paga un documento concreto, cuando el cliente dice explícitamente qué factura está cancelando. Anular un documento pasa por el mismo núcleo que todo lo demás: además de marcarlo, deja su saldo pendiente en cero y recalcula el balance del cliente, porque un documento anulado que sigue sumando al saldo es un cliente al que se le va a bloquear una venta por una deuda que no existe.
Desde la misma pantalla, un administrador o un gerente configura la política de crédito de la empresa: si se bloquea la venta a crédito cuando el cliente supera su límite y si se bloquea cuando tiene saldos vencidos. Son dos interruptores independientes, porque no todas las empresas venden igual, y son los que convierten a la cobranza en algo preventivo en lugar de un trabajo de rescate.
Una tienda le debe a Distribuidora La Mayoría tres facturas y deposita Q5,000 sin decir a cuál aplicarlo. El sistema no pregunta: aplica del más viejo al más nuevo.
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Factura de julio | Q 2,400.00 | Se cancela completa |
| Factura de agosto | Q 1,800.00 | Se cancela completa |
| Factura de septiembre | Q 3,200.00 | Queda abonada en Q800, pendiente Q2,400 |
| Abono recibido | Q 5,000.00 | Aplicado en ese orden |
| Saldo del cliente después | Q 2,400.00 | Derivado de sus documentos abiertos |
Si el abono se hubiera aplicado a la factura de septiembre, como suele pasar cuando se decide a ojo, el cliente habría quedado con la factura de julio abierta y envejeciendo. Así es como una cartera acumula saldos de más de noventa días sin que nadie note el momento en que ocurrió.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Abonar al saldo aplica el pago a los documentos del cliente empezando por el más antiguo, que es lo correcto cuando el cliente simplemente deposita. Pagar un documento aplica el monto a esa factura en concreto, que es lo que corresponde cuando el cliente indica explícitamente cuál está cancelando.
El documento queda anulado, su saldo pendiente pasa a cero y el balance del cliente se recalcula. Es importante que las tres cosas ocurran juntas: un documento anulado que siguiera sumando dejaría al cliente con una deuda fantasma que le puede bloquear una venta por un límite que en realidad no excedió.
Sí, con la política de crédito que se configura en esta misma pantalla: bloquear cuando el cliente supera su límite y bloquear cuando tiene saldos vencidos. Son dos reglas independientes que un administrador o un gerente activa o desactiva según cómo venda la empresa.
Las dos cosas, en pestañas separadas y sin perder los filtros al cambiar: documentos por cobrar para trabajar factura por factura, y balance de clientes para ver una fila por cliente con saldo abierto.
De sus documentos abiertos: el saldo es la suma de lo que queda pendiente en ellos, y se recalcula después de cada cobro, cargo o anulación. Por eso no se descuadra y por eso siempre se puede explicar con documentos concretos.
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