Cierre de caja por día y por sede: suma las ventas y los cobros en efectivo, resta los gastos y las compras pagadas en efectivo, y deja a la vista el efectivo que debe estar en la gaveta. Movimientos del día renglón por renglón y corte imprimible con espacio para las firmas.
La pregunta del cierre del día es siempre la misma y casi nunca tiene una respuesta rápida: ¿cuánto efectivo debería haber en la caja? No es el total vendido, porque parte se cobró con tarjeta. No es el total cobrado, porque del efectivo salieron pagos. Y no es lo que dice el cuaderno, porque el cuaderno rara vez incluye la compra que se pagó en efectivo a media tarde.
El cierre de caja de Petros arma ese número con todo lo que de verdad movió efectivo en el día y en esa sede. Suma las ventas cobradas en efectivo, suma los abonos que los clientes pagaron en efectivo, resta los gastos del día y resta también las compras que se pagaron en efectivo, que son el egreso que más se olvida. El resultado es el efectivo que debe estar en la gaveta, con el que se compara lo que se cuenta a mano.
Al lado quedan los otros números del día, separados por lo que son: ventas en efectivo, ventas con tarjeta, cobros en efectivo, cobros por transferencia, egresos, cantidad de transacciones y cuántas ventas se anularon. Esa separación importa, porque el dinero de la tarjeta y el de la transferencia no están en la gaveta: están en camino al banco, y mezclarlos es la forma más común de creer que falta o sobra efectivo.
Debajo, la lista de movimientos del día ordenada por hora, con las cuatro cosas que mueven la caja en un solo lugar: ventas, cobros de clientes, gastos y compras en efectivo, cada una con su hora, su referencia, su método de pago y su monto con signo. No hay que cruzar tres pantallas para reconstruir el día: el día está ahí, renglón por renglón.
Y está el corte, que es lo que se entrega. Se imprime como documento, con el total de efectivo, el desglose del día y espacio para las dos firmas —quien entrega y quien recibe—, que sólo aparecen en el papel. Se puede consultar el día de hoy, el de ayer o cualquier fecha anterior, que es lo que hace falta cuando una diferencia se descubre tres días después y hay que volver a mirar aquel día.
Un día normal de Ferretería El Roble. El cajero cierra a las seis y esto es lo que la pantalla le dice antes de contar la gaveta:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Ventas en efectivo | + Q 6,840.00 | Cobradas en el mostrador |
| Cobros de clientes en efectivo | + Q 1,200.00 | Abonos a cuenta |
| Gastos del día | − Q 320.00 | Combustible y mensajería |
| Compra pagada en efectivo | − Q 1,450.00 | Al proveedor que llegó en la tarde |
| Efectivo que debe haber | Q 6,270.00 | Lo que se compara con la gaveta |
| Ventas con tarjeta | Q 3,120.00 | No está en la caja: va al banco |
| Cobros por transferencia | Q 800.00 | Tampoco está en la gaveta |
| Transacciones del día | 38 | 2 anuladas |
El total del día fue de Q11,960 entre ventas y cobros, pero en la gaveta deben estar Q6,270. Esa distancia entre «lo que vendimos» y «lo que hay en efectivo» es la que genera casi todas las discusiones de cierre, y es exactamente lo que la pantalla deja resuelto antes de empezar a contar.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Por día y por sede. La pantalla arma el movimiento de efectivo de una fecha completa en la sucursal del usuario, con atajos para hoy y ayer y la posibilidad de consultar cualquier día anterior.
Las ventas cobradas en efectivo más los abonos de clientes pagados en efectivo, menos los gastos del día y menos las compras que se pagaron en efectivo. Las ventas con tarjeta y los cobros por transferencia se muestran aparte, porque ese dinero no está en la gaveta.
Porque una compra pagada en efectivo saca dinero de la gaveta igual que un gasto. Es el egreso que más se olvida en los conteos manuales y el que explica la mayoría de los descuadres que nadie logra rastrear.
Sí. El corte se imprime como documento, con el total de efectivo, el desglose del día y el espacio para la firma de quien entrega y de quien recibe. Esas firmas sólo aparecen en el papel, no en la pantalla.
La pantalla lo dice con un mensaje claro y pide que el administrador lo vincule a una sede, en lugar de mostrar un cierre vacío o los números de otra sucursal. El cierre siempre pertenece a una sede concreta.
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