Administra los vehículos y las herramientas de tu operación: mantenimientos al día, consumo de combustible y asignaciones a cada técnico. Sabes qué tienes, dónde está y quién lo tiene, sin hojas sueltas.
Los vehículos y las herramientas son los activos que más se pierden de vista, justamente porque se mueven. Nadie sabe con certeza quién tiene el taladro grande, cuándo le toca servicio a la camioneta o cuándo vence el seguro, hasta que hace falta la herramienta y no aparece, o hasta que hay un percance y el seguro estaba vencido.
Petros lleva la ficha de cada vehículo con su placa, marca, modelo, año, color, tipo —pickup, sedán, van, moto, camión— y su propósito, además del tipo de combustible, el kilometraje actual, el kilometraje del próximo servicio y su estado: disponible, en uso, en mantenimiento o dado de baja. Y dos fechas que casi siempre se olvidan hasta que es tarde: el vencimiento del seguro y el de la circulación.
El uso del vehículo se registra en una bitácora con su tipo —uso, combustible, mantenimiento u otro—, el kilometraje antes y después, los kilómetros recorridos, los litros cargados y el costo del combustible, con la fecha y el usuario. Esa bitácora, además de decir quién anduvo con qué, es lo que permite calcular el costo real de operar cada vehículo, que casi nunca es el que se supone.
Las herramientas se manejan con la misma lógica: código, nombre, categoría, marca, número de serie, su condición —excelente, bueno, regular o dañado—, su estado, a quién está asignada y dónde se guarda. Registrar la condición al asignarla es lo que permite después saber si el daño venía de antes, igual que con las garantías.
Y como los vehículos se asignan a los técnicos, el círculo se cierra con el servicio en campo: se sabe qué técnico salió con qué vehículo a qué visita, y el kilometraje de esa salida puede quedar ligado a la orden que la motivó.
Lo que la bitácora permite calcular y que sin ella se estima mal casi siempre:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Kilómetros del mes | De la bitácora | Antes y después de cada salida |
| Litros cargados | Con su costo | Registrados al cargar |
| Rendimiento real | Kilómetros por litro | No el del fabricante |
| Mantenimientos | Con su costo | Y el kilometraje del próximo |
| Seguro y circulación | Con su vencimiento | Antes de que sea un problema |
| Costo por kilómetro | Calculable | El número para cotizar un envío |
Sin bitácora, el costo de un vehículo se estima con el rendimiento del fabricante y el recuerdo de los últimos mantenimientos, y siempre sale más barato de lo que es. Con bitácora, se sabe el costo por kilómetro, que es el número que hace falta para cotizar bien un servicio a domicilio o una entrega al interior.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Placa, marca, modelo, año, color, tipo, propósito y combustible, más el kilometraje actual, el del próximo servicio, el estado —disponible, en uso, en mantenimiento o baja—, a quién está asignado y los vencimientos del seguro y de la circulación.
Sí: cada herramienta se registra con su código, categoría, marca, número de serie, su condición, su estado, el responsable al que está asignada y su ubicación. Registrar la condición al asignarla es lo que permite después saber si un daño venía de antes.
Con la bitácora de uso: cada registro guarda el tipo de movimiento, el kilometraje antes y después, los kilómetros recorridos, los litros cargados, el costo y la fecha, con el usuario que lo registró. Con eso se puede calcular el rendimiento y el costo real por kilómetro.
Los vencimientos de seguro y circulación quedan registrados en la ficha del vehículo junto con el kilometraje del próximo servicio, de modo que se pueden revisar antes de que se conviertan en un problema en la carretera.
Sí: el vehículo se asigna al técnico y la orden de servicio en campo registra con qué vehículo se atendió, de modo que se puede saber qué salida corresponde a qué visita.
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