Para gimnasios, academias, clubes y estudios: planes por tiempo, por sesiones o mixtos, carnet con QR, marcaje en el mostrador o por torniquete, clases con horario y cupo, contrato firmado en PDF y un tablero que dice a quién llamar hoy. Cada cobro queda como una venta real, con su factura electrónica y su póliza.
En un gimnasio, una academia de baile o un estudio de yoga, la operación diaria se reduce a dos preguntas que se hacen cientos de veces: ¿esta persona puede entrar hoy?, y ¿quién tiene que renovar esta semana? Cuando la respuesta vive en un cuaderno o en una hoja de cálculo, la primera se contesta de memoria en el mostrador y la segunda no se contesta nunca: el socio se va sin que nadie le haya llamado.
Membresías de Petros responde las dos con el mismo dato. Cada plan dice cómo se consume —por tiempo, por sesiones o de forma mixta—, cuántos días de gracia tiene después de vencer y si se puede congelar, con su tope de días. El estado del socio se calcula al vuelo con esas reglas: activa, por vencer, vencida pero en gracia, sin sesiones, congelada o pendiente de pago. El mostrador y el torniquete leen ese mismo estado, así que la respuesta es la misma venga de donde venga.
Las fechas se calculan con cuidado, porque son plata del socio. Un mes que arranca el 15 de enero termina el 14 de febrero; uno que arranca el 31 de enero termina el 28 de febrero, sin robarle un día. Al renovar antes de vencer, el ciclo nuevo arranca el día siguiente al vencimiento, y si ya venció, arranca hoy: no se cobra tiempo que no se usó. Al levantar un congelamiento, el vencimiento se corre tantos días como estuvo congelada.
Y cada cobro es una venta de verdad. El alta y cada renovación quedan en ventas, con su factura electrónica cuando la Configuración FEL de la empresa factura automáticamente y con su póliza en contabilidad, a la cuenta de servicios. Si la factura no sale, el cobro no se pierde: queda registrado, con el motivo a la vista, y la factura se emite después desde la ficha del socio.
En un gimnasio de ejemplo, un socio contrata un plan mixto de 12 sesiones en un mes, que permite congelar hasta 15 días. Así se comporta su membresía:
| Concepto | Monto | De dónde sale |
|---|---|---|
| Alta y cobro | 15 de enero | Queda la venta, su factura y su póliza |
| Vencimiento calculado | 14 de febrero | Un mes justo desde el alta |
| Entra dos veces el mismo día | 1 sesión | La segunda entrada no descuenta otra |
| Congela por viaje | 10 días | Dentro del tope de 15 del plan |
| Nuevo vencimiento | 24 de febrero | Se corre lo que estuvo congelada |
| Renueva antes de vencer | Desde el 25 de febrero | No pierde ningún día pagado |
| Intenta entrar sin sesiones | Rechazado | Queda en la bitácora: «Ya usó todas las sesiones de su plan.» |
Cada uno de esos pasos es una regla escrita en el sistema, no una decisión del que atiende el mostrador. Por eso la respuesta es la misma en la mañana y en la noche, con el dueño presente o sin él, y el socio no tiene que discutir sus días.
Ejemplo ilustrativo. La empresa es ficticia; las tasas, los decretos y las fórmulas son los que Petros aplica de verdad.
Sí. Maneja la entrada libre de un gimnasio y las clases con horario, instructor, sala y cupo de una academia o un estudio. Las reservas nunca pasan el cupo, cada clase puede limitar qué planes la reservan y cada plan cuántas reservas activas permite a la vez.
Sí. Cada torniquete o lector externo se da de alta con su propio token y se configura como de entrada, de salida o de las dos cosas. El equipo manda lo que leyó (el QR del carnet, el PIN o el número de socio) y recibe si abre o no; el ingreso se registra por el mismo camino que en el mostrador.
En la pantalla del mostrador, en papel (se adjunta el escaneado) o a distancia, con un enlace de un solo uso que le llega por correo y por WhatsApp y que vence a los días que la empresa defina. Los términos del plan se copian al contrato y quedan congelados, y el PDF firmado queda en la ficha del socio.
A cada persona con reserva le llega un correo y, a quien no le llegó, un mensaje por el WhatsApp de la empresa cuando la conversación lo permite. La lista de la clase muestra a quién no se le pudo avisar, para llamarle.
Sí, con la misma Configuración FEL de la empresa que usa el punto de venta: si la empresa factura automáticamente, cada cobro sale con su factura. Si la factura no sale, el cobro queda registrado y la factura se emite después desde la ficha. Cada cobro deja además su póliza.
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